Zaakgericht werken
In de digitale transformatie van gemeentelijke dienstverlening speelt zaakgericht werken een grote rol. Gemeenten zijn gewend om aanvraagprocessen te ontwerpen via webformulieren, en interne processen via zaaktypen.
Ontwerp aanvraagprocessen zaakgericht
Maar zou het ook mogelijk zijn om zaaktypecatalogi te ontwerpen om de aanvraagprocessen efficiënter in te richten, waarbij de formele checks geautomatiseerd worden?
Automatiseer formele checks
Denk daarbij aan het automatisch checken van voorwaarden bij landelijke voorzieningen of andere overheidsinstanties. Door formele checks te combineren met inhoudelijke checks houd je de deur open voor maatwerk.
Aanvraagprocessen standaardiseren
Op dit moment ontwerpt elke gemeente zijn eigen aanvraagprocessen via webformulieren, tot op heden zonder een gestandaardiseerde formulieren catalogus. Dit leidt tot variatie en complexiteit in de processen. Echter, met zaakgericht werken en zaaktypecatalogi voor aanvraagprocessen kunnen gemeenten profiteren van gestandaardiseerde processen die al zijn vastgelegd in de catalogus. Hierdoor wordt het ontwerpproces vereenvoudigd en kunnen gemeenten gebruikmaken van standaard bouwblokken.
Voorbeeld
Voor bijvoorbeeld de energietoeslag gelden de volgende voorwaarden:
- De inwoner heeft een bijstandsuitkering, IOAW-, IOAZ- of Bbz-uitkering ontvangt – informatie beschikbaar binnen UWV
- Of de inwoner heeft een inkomen van maximaal 120% van het sociaal minimum – informatie beschikbaar bij Belastingdienst
Als we dit zouden vertalen naar een zaaktype zouden er 2 statussen zijn:
- Het UWV is geraadpleegd en gecontroleerd op uitkeringen
- De belastingdienst is geraadpleegd en gecontroleerd op sociaal minimum
- De resultaten zouden als startdocument aangeboden kunnen worden aan het achterliggende zaaksysteem of taak specifieke applicatie
Dit maakt het eenvoudiger voor de inwoner. Immers de voorwaarden worden voor hem/haar gecontroleerd. De voorwaarden of hij/zij voldoet aan de criteria hoeven niet begrepen te worden door de inwoner – het wordt geautomatiseerd gedaan.
Voordelen
Het gebruik van zaakgericht werken en zaaktypecatalogi voor aanvraagprocessen biedt aanzienlijke voordelen. Allereerst kunnen formele checks geautomatiseerd worden. Door intelligente systemen te gebruiken, kunnen aanvragen automatisch gevalideerd en gecontroleerd worden op naleving van de geldende regelgeving. Dit vermindert fouten en onvolledige aanvragen, wat resulteert in efficiëntere verwerking en snellere doorlooptijden.
Het automatiseren van formele checks bij andere overheidsinstanties biedt gemeenten de mogelijkheid om processen efficiënter en consistenter uit te voeren. Het zorgt voor gestandaardiseerde controlemechanismen die de kans op fouten en interpretatieverschillen minimaliseren. Dit draagt bij aan een uniforme behandeling van aanvragen en verhoogt de betrouwbaarheid van de dienstverlening.
Gelaagde aanpak
Gemeenten kunnen een gelaagde aanpak hanteren, waarbij formele checks geautomatiseerd worden en inhoudelijke checks door menselijke medewerkers worden uitgevoerd. Dit stelt gemeenten in staat om efficiëntie te bereiken waar mogelijk, terwijl ze tegelijkertijd maatwerk kunnen bieden op basis van specifieke behoeften en omstandigheden.
Zaaktype catalogi voor aanvraagprocessen
Het werken met zaaktypecatalogi voor aanvraagprocessen brengt ook gebruiksgemak voor inwoners met zich mee. Door gestandaardiseerde processen te gebruiken, hoeven inwoners geen teksten meer te interpreteren over aan te leveren stukken. Ze worden stap voor stap begeleid in het aanvraagproces, waarbij eventuele ontbrekende informatie duidelijk wordt aangegeven. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid en vermindert de kans op fouten of onvolledige aanvragen. Inwoners worden op deze manier actief betrokken in het proces.
Conclusie
Kortom, zaakgericht werken met zaaktypecatalogi biedt gemeenten de mogelijkheid om efficiënte en gestandaardiseerde aanvraagprocessen te ontwerpen. Het automatiseren van formele checks zorgt voor nauwkeurigheid en vermindert de afhankelijkheid van handmatige beoordelingen. Tegelijkertijd biedt deze werkwijze de flexibiliteit om maatwerk te leveren via inhoudelijke checks waar menselijke interactie nodig is. Dit resulteert in een verbeterde dienstverlening, efficiëntie en een betere ervaring voor zowel gemeenten als inwoners.