Missie: een slimme start
Zendd wil het makkelijker maken voor mensen om producten en diensten van de (lokale) overheid aan te vragen. Tegelijkertijd wil Zendd de kwaliteit van de aanvraag verbeteren. Dit betekent dat het proces voor de aanvrager eenvoudiger wordt, de aanvraag zelf beter wordt en de ambtelijke organisatie minder tijd nodig heeft om de aanvraag af te handelen. Zendd gaat hiervoor het huidige aanvraagproces opnieuw bekijken en verbeteren. Een slimme start is het halve werk!
Samenwerking
Dat doet Zendd niet alleen, maar in samenwerking met gemeenten en de leveranciers Sdu, VHIC, Cafienne en Enable-U. Leidend hierbij zijn de architectuurprincipes van Common Ground, de hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening zoals geformuleerd door de VNG.
Onze constatering
Het aanvraagproces is een van de plekken waar procesmatig nog veel winst te behalen is, voor zowel de aanvrager als de uitvoerende organisatie. Hoe hoger de kwaliteit van een aanvraag is, hoe minder werk het de gemeentelijke organisatie kost.
Diverse aanpak
Gemiddeld heeft een gemeente 350 producten of diensten, die inwoners kunnen aanvragen. De aanvraagprocessen moeten één voor één ontworpen worden. Er is geen generieke werkwijze hiervoor dus deze processen wordt door iedere gemeente apart ontwikkeld. Ook de huidige wijze van aanvragen verschilt per gemeente; sommige gemeenten maken gebruik van webformulieren en bij andere gemeenten is het versturen van een e-mail voldoende. Het aanmaken van webformulieren kost veel tijd, waardoor veel gemeenten ervan afzien. In de praktijk blijkt echter dat deze werkwijze inefficient is. Aanvragen zijn hierdoor vaak niet compleet, met als gevolg dat de betrokken ambtenaar meer tijd kwijt is met het vergaren van de ontbrekende informatie. Uiteindelijk kost deze werkwijze dus meer tijd en geld dan nodig.
Elk een eigen aanpak
Daarbij: deze producten en diensten zijn landelijk gezien vaak generiek. Maar toch organiseren de 342 Nederlandse gemeenten nu rondom ieder product elk een eigen aanvraagproces.
Voorwaarden niet van de bron
Tenslotte: ieder product of dienst heeft zijn eigen voorwaarden. Om aan te tonen dat een inwoner hieraan voldoet, dient hij bewijsstukken te overleggen. Deze zijn vaak al gedocumenteerd door andere overheidsinstanties, zoals UWV, RDW en de Belastingdienst. Het verzamelen van de juiste bewijsstukken is vaak lastig voor de inwoner. Met als gevolg dat er onjuiste informatie wordt aangeleverd, wat tot meer werk voor de ambtelijke organisatie leidt.
Zendd gaat de uitdaging aan om deze problemen tegen het licht te houden en te zoeken naar kosten- en tijdsbesparende oplossingen, die zowel de overheidsorganisatie als de inwoner ontzorgen.
Onze oplossing
Zelfbediening
Vooropgesteld: Zendd is geen generator voor webformulieren voor de (lokale) overheid, maar een zelfbediening-zaaksysteem voor inwoners. Zendd neemt inwoners bij de hand om hen stap voor stap door het proces te leiden, met als resultaat een zo compleet mogelijk startdocument en/of -dossier.
Een slimme start
Zendd benadert de totstandkoming van het startdocument niet als een statisch formulier, maar als een dynamische zaak. Zoals hierboven beschreven, gelden voor iedere aanvraag voorwaarden. Vaak zijn de gegevens voor een voorwaarde beschikbaar bij een andere instantie of landelijke voorzieningen. Daar waar mogelijk haalt Zendd deze afzonderlijke gegevens geverifieerd op bij de diverse bronnen.
We willen terug naar het doel: een zo compleet en correct mogelijke aanvraag. We laten daarbij de vorm (het formulier) los en focussen ons enkel op de inhoud (een kwalitatief goede aanvraag).
Zendd aanvraag: een goed begin is het halve werk.
De meerwaarde van een slimme start
Zendd biedt meerwaarde vanuit verschillende perspectieven: van bestuurder tot inwoner. Lees hieronder meer.
Bestuurder
De gemeentelijke organisatie krijgt steeds meer taken, terwijl er sprake is van personele vergrijzing en krapte op de arbeidsmarkt. Tijdens corona leerde de samenleving zich anders (veelal digitaal) te organiseren. Allerlei diensten kwamen online beschikbaar. De verwachting dat diensten van de (lokale) overheid ook online afgenomen kunnen worden neemt toe. Bestuurders staan dus voor een uitdaging: er moet meer gedaan worden met minder mensen en de online bereikbaarheid dient te worden vergroot.
Dit vraagt om omdenken. Door juist díe zaken te automatiseren die van repetitieve en operationele aard zijn, zoals het behandelen van veel voorkomende aanvragen, onstaat lucht en ruimte. Hierdoor blijft er meer tijd over voor medewerkers om maatwerk en meerwaarde te leveren daar waar dat ook het meest waardevol is.
Niet harder, maar slimmer werken dus.
Behandelaar
Zendd zorgt voor het checken van voorwaarden bij de bron. Dit voorkomt dat een behandelaar gegevens, na ontvangst van het startdocument, nogmaals manueel moet verifiëren.
Bij de bron geverifieerde startdocumenten, maken afhandeling sneller en eenvoudiger. Dat geeft lucht. Tijd dat gebruikt kan worden voor andere uitdagingen van de (lokale) overheid.
Beheerder
Zendd is geen formulierengenerator, maar een self service (zaak)systeem. Processen worden gebaseerd op zaaktypen, zodat je dit kunt inrichten zoals je gewend bent.
We ontwikkelen samen met VHIC een nieuwe zaaktypecatalogus voor aanvraagprocessen. Op basis van een abonnement op deze nieuwe catalogus, ben je altijd up to date. Is er op basis van wetgeving een nieuw producten- of dienstenzaaktype nodig? Of wijzigt er producten- of diensten zaaktype, dan ontvang je daarvan een update.
Aanvrager
Last but not least: inwoners, bedrijven en organisaties die een aanvraag doen worden stap voor stap door het proces geleid.
Zijn er bij de aanvraag van een product of dienst gegevens nodig om aan te tonen dat men aan de voorwaarden voldoet? Dan zal Zendd deze (daar waar mogelijk) ophalen en verifiëren bij de bron.
Zendd zal het resultaat – het startdocument en/of -dossier – na afronding aanreiken aan de (lokale) overheidsinstantie.
Partners
Het is een ambitieus plan, zeker als we uitgaan van Common Ground en informatie halen bij de bron. Dat vereist betrouwbare partners!
Iedere partner heeft zijn eigen belangrijke rol binnen de Zendd oplossing.
Producten- en DIensten
Alle producten en diensten met bijhorende voorwaarden staan in de Sdu VIND PDC. Voorwaarden die gebruikt kunnen worden voor het definiëren van business rules.
Zaaktypen Catalogus
Het zaaktypencatalogus component krijgt een centrale plek binnen de architectuur. Zendd onwikkelt geen eigen zaaktypencatalogus binnen de applicatie, maar gaat zaaktypedefinities rechtstreeks ophalen bij de bron: de i-Navigator.
Zendd heeft als standpunt dat uit één centrale catalogus binnen de architactuur veel zinvoller is, dan dat iedere applicatie zijn eigen catalogus heeft. Rechtstreeks halen bij de bron, in plaats van veelvudlig synchroniseren.
Case Management Engine
Open Source Case Management systeem Cafienne, zorgt voor afhandeling van “zelfbedieningszaken”.
Cafienne stelt ons in staat om geautomatiseerde en menselijke taken eenvoudig te combineren. De Cafienne engine is volledig API first en kan via het Managed Integrations platform van Enable-U eenvoudig geïntegreerd worden met de landelijke voorzieningen.
Landelijke voorzieningen
Landelijke voorzieningen worden de centrale bron voor het checken van voorwaarden.
INTEGRATIE
van Architectuur gebaseerd op loosly coupled systemen. We gaan uit van het idee dat het Managed Integrations platform ook het autorisatiecomponent bevat. Net als bij zaaktypencomponent gaan we uit één centraal autorisatiecomponent binnen de gemeentelijke architectuur dat samenwerkt met het zaaktypecomponent.
Hoe dit uitgewerkt wordt, zullen we samen met gemeenten gaan bepalen de komende tijd.
INTERACTIE (USER INTERFACE)
Simpele User Based Interface om afhandeling zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Waar kan ik Zendd kopen?
Zendd is niet te koop. Sterker nog: het is ook nog niet gebouwd. Op dit moment is het een gedachtenexperiment waar iedereen over mee mag denken. De komende maanden maken we een tour door Nederland . Schrijf je in voor de nieuwsbrief of kom langs bij een van de workshops.
Blijf op de hoogte
Schrijf je in op onze nieuwsbrief.
We beloven het: we sturen geen spam.